Бесплатная консультация юриста:
8 (800) 500-27-29 (доб. 553)
СПб и Лен. область:Санкт-Петербург и область:
+7 (812) 426-14-07 (доб. 318)
Москва и МО:
+7 (499) 653-60-72 (доб. 296)
Получить консультацию

Правильное оформление документов в архив

Сроки хранения документов составляют:

  • 75 лет, если речь идет о документах по личному составу, созданные до 2003 года (с 2003 года данные документы хранятся 50 лет), а так же о записях нотариальных действий;
  • 20 лет для проектной документации, касающейся вопросов капитального строительства, для конструкторской и технологической документации, для патентов на изобретения, промышленные образцы;
  • 15 лет, если в архив сдается научная документация;
  • 5 лет для фото- и кинодокументов.

Есть также документы постоянного хранения, которые при работе организации хранятся в личном архиве, а при ликвидации компании передаются в муниципальный (государственный) архив.

Негосударственная организация

Если сдать документы в архив на хранение планирует негосударственная организация, при этом часть документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, нужно заключить договор с системой Федеральной архивной службы Рф. При отсутствии своевременного договора с архивом государственный архив принимает на хранение исключительно документы по личному составу работников компании. Что касается остальных документов, место для их хранения определяет конкурсный управляющий или председатель ликвидационной комиссии. Определившись с тем, когда и как нужно сдать документы в архив на хранение, можно приступать к следующему этапу — к подготовке документов. В архив документы сдаются через год после того, как они завершены в делопроизводстве (или после ликвидации компании).

Правильное оформление:

  • проверяется правильность группировки в дела документов;
  • документы подшиваются, листы нумеруются;
  • составляются заверительные надписи и внутренние описи;
  • вносятся уточнения в реквизиты на обложки дел (при необходимости);
  • составляются описи.

Оформление документов в делопроизводстве

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

26. Отметка о заверении копии документа

Этот реквизит придает копии документа юридическую силу. Отметка о заверении копии документа состоит из слова “Верно”, наименования должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

27.